Die Digitalisierung des Rechnungswesens ist bereits Thema vieler Blogbeiträge. In diesem Beitrag soll es hingegen um die Digitalisierung der Steuerberatung an sich gehen. Und das beinhaltet weit mehr, als das Scannen von Belegen oder das  Übersenden von Verträgen an den Steuerberater in einem elektronischen Format.

Digitale Steuerberatung bedeutet, dass zunächst sämtliche Kanzleiprozesse untersucht und auf ihre digitale Eignung hin geprüft werden. Eine digitale Steuerberatung beginnt daher bereits mit der Mandatsannahme und erstreckt sich danach auf sämtliche Bearbeitungsprozesse die in einer Steuerkanzlei üblicherweise anfallen. Im Mittelpunkt steht dabei stets die Überlegung, an welchen Stellen die Digitalisierung Mehrwerte schaffen kann. Für den Mandanten und für die Kanzlei. 

Die vorstehende Aufzählung macht deutlich, dass sich insbesondere Standardprozesse für eine digitale Abwicklung eignen. So kann z.B. bereits im Rahmen der Mandantsannahme das gesamte Vertrags-und Vollmachtprozedere einfacher und effektiver digital abgewickelt werden. Kein aufwändiges Verschicken mehr von Verträgen und Vollmachten zwecks Unterschrift und Rücksendung. Und auch die berufsrechtlich vorgeschriebene Identifikation des Mandanten  kann einfach per Video-Ident-Verfahren von zu Hause aus erfolgen.

Gute Steuerberatung erfordert gute Kommunikation. Und diese sollte möglichst einfach, datensicher und effektiv erfolgen. Sicherlich kann eine Kommunikation auch über E-Mail geführt werden. Dies erfordert für spätere Zugriffe jedoch eine konsequente Dokumentenablage in einem Ordnersystem. Eine geschützte Mandantenplattform bietet demgegenüber Vorteile. Über den Portalmessenger kann bereits themenbezogen kommuniziert und archiviert werden. Auf diesen Weg können wichtige Inhalte, z.B. Beratungsprotokolle, effektiv nachgehalten und jederzeit nachgelesen werden. Ein weiterer Vorteil ist der Datenschutz. Über eine zeitgemäße Zwei-Faktor-Authentifizierung, z.B. mittels Fingerabdruck, können Sie Inhalte wirksamer gegen unbefugte Zugriffe absichern. Ein Vorteil gegenüber der leider noch weit verbreiteten unverschlüsselten E-Mail-Kommunikation. 

Das gleiche gilt für betriebswirtschaftliche Auswertungen. Auch diese sollten jederzeit verfügbar, chronologisch geordnet und elektronisch verwendbar in einem Ablagesystem abgelegt sein. Unterlagenanforderungen, z.B. durch die Hausbank, können so gleich während des Banktermins erledigt werden. Erste Mandantenportale bieten überdies Kommentarfunktionen an. Auffälligkeiten innerhalb der Betriebswirtschaftlichen Auswertung können damit durch den Steuerberater punktgenau kommentiert werden. 

Verträge und andere Dokumente wurden bislang häufig per Post geschickt und mussten dann erst einmal in der Steuerkanzlei gescannt werden. Vielfach sind Verträge jedoch bereits elektronisch beim Mandanten verfügbar und könnten problemlos elektronisch versandt werden. Auch hier bietet ein geschütztes Mandantenportal die Lösung für einen effektiven Dokumentenaustausch. Verträge und andere Dokumente können ohne Medienbruch an die Steuerkanzlei weitergeleitet werden.

Und ist die Steuererklärung durch den Steuerberater erstellt und elektronisch im kanzleiinternen  Dokumentenmanagementsystem abgelegt, erfolgt vielfach noch der Ausdruck und Postversand an den Mandanten in zumeist zweifacher Ausfertigung. Das geht besser! Dank entsprechender Softwarelösungen, können Steuererklärungen dem Mandanten elektronisch zur Durchsicht, Prüfung und freigebende Signatur zur Verfügung gestellt werden. Neben der Vermeidung unnötiger Postlaufzeiten erhält der Mandant sein Exemplar gleich parallel in sein elektronisches Dokumentenarchiv eingestellt.

Gewiss, die Vereinbarung eines Beratungstermins mit Hilfe des Sekretariats dürfte in der Regel reibungslos laufen. Aber warum darf es auch hier nicht einfacher gehen? Im elektronischen Terminplan innerhalb des Mandantenportals sind die freien Termine des Beraters ersichtlich und können durch den Mandanten selbst unter Angabe des Themas und des Durchführungsweges (Telefonat, Videochat oder persönlich) vereinbart werden. Und da dies alles elektronisch erfolgt, sind Terminvereinbarungen auch außerhalb der üblichen Sekretariatszeiten möglich

Durch die konsequente Nutzung digitaler Lösungen innerhalb einer Steuerkanzlei ergeben sich für beide Seiten erhebliche Vorteile, z.B. Zeitersparnisse durch elektronisch optimierte Prozesse. Darüber hinaus können sich aber auch Auswirkungen auf die Honorarhöhe des Steuerberaters ergeben. Etwa durch eine elektronische Vorerfassung von Finanz- oder Lohnbuchhaltungsdaten. Hierfür sollte eine digitale Steuerkanzlei offen sein und entsprechende Angebote, z.B. Stammdaten -und Stundenerfassungslösungen parat halten.