Der Fiskus und die Kassensysteme
Der Umgang mit Bargeld birgt aus Sicht des Finanzamtes schon immer ein erhöhtes Risiko. In den letzten Jahren hat die Finanzverwaltung mit Hilfe des Gesetzgebers hier erheblich „aufgerüstet“. Die Vorschriften zur Verwendung elektronischer Registrierkassen (POS-Systeme) sowie die Bedingungen zu deren Einsatz wurden immer weiter verschärft.
Zum 1. Januar 2020 tritt jetzt die nächste Stufe in Kraft … oder doch nicht?
Welche Anforderungen muss ein Kassensystem bisher erfüllen?
Insbesondere durch die Regelungen zu den GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und den GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff) hat die Finanzverwaltung auch auf die Ausgestaltung von Kassensystemen Einfluss genommen.
Schon heute gibt es daher konkrete Anforderungen an elektronische Kassensysteme wie zum Beispiel:
- Lesbarkeit und Auswertbarkeit der Daten
- Dokumentationsmöglichkeit für Systemänderungen
- Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Daten
- Archivierungspflicht
- Verbot von Manipulationsmöglichkeiten
- Einzelaufzeichnungspflicht
Der Besitz eines Kassensystems, was diese Voraussetzungen erfüllt, reicht jedoch nicht aus. Mit Hilfe organisatorischer Vorkehrungen ist der ordnungsgemäße Einsatz sicherzustellen. Über folgende Punkte muss im Zusammenhang mit dem Einsatz eines elektronischen Kassensystems zusätzlich nachgedacht werden:
- Erfüllen meine Kassenbons die steuerlichen Vorschriften?
- Besteht „Kassensturzfähigkeit“?
- Wo werden die Daten meines Kassensystems gespeichert und wieviel Speicherplatz ist vorhanden?
- In welchen Abständen prüfe ich die Durchführung der Sicherung und die Lesbarkeit der Daten?
- Habe ich Vorkehrungen für eine Kassennachschau getroffen (Wie geht eigentlich der Export)?
- Habe ich eine aktuelle Verfahrensdokumentation?
- Wie schütze ich die Daten gegen Verlust?
Diesem gesetzlichen Rahmen muss von den Unternehmerinnen und Unternehmern natürlich noch ein wirtschaftlicher Rahmen gegeben werden. Das heißt konkret:
„Wenn ich schon elektronische Daten generiere und speichere, dann muss ich diese natürlich auch weiterverwenden können.“
Das Schaffen durchgängig digitaler Prozesse kann hier Mehrwerte durch Zeit- oder Kostenersparnisse bringen.
Welche Neuregelungen treten zum Jahreswechsel in Kraft?
Ab dem 1. Januar 2020 treten zur Einschränkung von Manipulationsmöglichkeiten bei der Führung elektronischer Kassensysteme weitere Gesetzesänderungen in Kraft. Hier wären insbesondere zu nennen:
- TSE – Technische Sicherungseinheit
- DSFinV-K
- Meldepflicht für Kassensysteme und TSE
- Belegausgabepflicht
Technische Sicherungseinheit (TSE)
Das bisher größte Problem der Anbieter von Kassensystemen stellt die TSE dar. Grundsätzlich handelt es sich hierbei um ein Hard- oder Softwaremodul, welches gewährleistet, dass sämtliche Kasseneingaben protokolliert und nicht unerkannt verändert werden können.
Ein spezielles System ist dabei nicht vorgeschrieben, wohl aber einer Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Soweit bekannt, wird es zum Jahreswechsel kein Kassensystem geben, was mit einer zertifizierten TSE ausgerüstet ist oder ausgerüstet werden kann. Das BSI informiert auch nicht über erteilte Zertifikate.
Als Reaktion auf die fehlende Zertifizierung wurde auf Druck der Wirtschaftsverbände – also möglicherweise auch Ihrer Innung oder Ihres Berufsverbandes sicher aber durch den Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. – eine Nichtbeanstandungsregel durchgesetzt. Die Nachrüstung der TSE muss erst bis zum 30.09.2020 erfolgen.
DSFinV-K
Schon wieder ein Abkürzungsungetüm. Sorge sollte dies aber nicht bereiten. Es handelt sich hier um eine Beschreibung des einheitlichen Datensatzes, den jedes elektronische Kassensystem generieren soll. Die Bezeichnung „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ macht deutlich, worum es hier geht.
Die Finanzverwaltung wird künftig im Rahmen von Kassennachschauen den Datenträger im Kassensystem auslesen wollen. Dieser muss dann Daten im vorgegebenen Format enthalten. Von der Umsetzung sind im Wesentlichen die Hersteller betroffen. Als Nutzer müssen Sie nur sicherstellen, dass Ihr Kassensystem Daten nach diesem Standard liefern kann. Vielleicht macht es auch Sinn, den Herstellung nach der Updatefähigkeit der Kasse zu fragen, sollte sich dieses Format künftig ändern.
Auch für diesen Teil besteht die „ Fristverlängerung“ bis zum 30.09.2020.
Meldepflicht für Kassensysteme und TSE
Man könnte jetzt meinen: Gut, dann halt noch ein Formular an das Finanzamt. Die Stoßrichtung darf aber durchaus zu denken geben. Worum geht es?
Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden (also POS oder Kassensysteme) sollen dem Finanzamt bis zum 31. Januar 2020 mitteilen, welche Systeme sich an welchen Standorten im Einsatz befinden und welche TSE eingesetzt wird. Für jedes neue Kassensystem ist ebenfalls eine Meldung abzugeben. Gleiches gilt für die Außerbetriebnahme. Für die Meldung ist ein amtliches Formular vorgesehen.
Da es momentan noch kein derartiges Formular gibt, läuft die Regelung – zum Glück für den Unternehmer und zum Glück für das Finanzamt – derzeit leer. Meldungen können erst generiert werden, wenn das Formular zur Verfügung steht. Das Finanzamt hat dabei insoweit „Glück“, als die Steuerpflichtigen jetzt nicht bereits „formlos“ der Verpflichtung nachkommen. Schließlich lassen sich Angaben in einem Brief – anders als Formularabfragen – nicht elektronisch verarbeiten.
Aber machen wir doch mal ein Gedankenexperiment:
Ein Betriebsprüfer auf der Insel Rügen stellt fest, dass ein bestimmtes Kassensystem nicht den Vorgaben der Verwaltung entspricht. Da alle Finanzämter bundesweit wissen, wer dieses System einsetzt…
Es spricht also viel dafür ein verlässliches System eines etablierten Anbieters einzusetzen. Bei mehreren 1000 Anbietern am Markt wird es dennoch nicht einfach.
Belegausgabepflicht
Zum 1. Januar besteht für Unternehmerinnen und Unternehmer die Pflicht, einen Kassenbon für jeden Kunden zu generieren. Die diesbezüglichen Diskussionen, die Sie sicher auch bereits der Tagespresse entnommen haben (Umweltschutz und Thermopapier) wurden bisher nicht gehört und nicht berücksichtigt. Vermutlich wird auch die Befreiungsmöglichkeit wegen einer „unbilligen Härte“ eher der Ausnahmefall bleiben. Die Kosten sind jedenfalls explizit kein Grund.
Es ist damit zu rechnen, dass Unternehmen versuchen, dieser Ausgabepflicht auf elektronischem Wege nachzukommen. Möglicherweise kommen dann verstärkt Systeme zum Einsatz, die NFC – Technologien (near-field-communication) oder vergleichbare Techniken anwenden, die smartphonebasiert sind.
Bin ich von den Änderungen betroffen?
Das ist wohl die wichtigste Frage. Hier ist es wie so häufig im Steuerrecht:
„Es kommt darauf an“
- Haben Sie keine elektronische Registrierkasse oder ein vergleichbares System sind Sie nicht betroffen (Achtung: auch bargeldnahe Systeme wie Geldkarten, Guthabenkarten, Systeme zur Kryptowährungsannahme usw. gelten als „Kasse“).
- Haben Sie Ihr Kassensystem vor dem 26.11.2010 angeschafft, müssen Sie zeitnah umrüsten. Ist eine Umrüstung nicht möglich, muss neu beschafft werden.
- Haben Sie ein neueres System, das nicht aufrüstbar ist, dürfen Sie dieses bis zum 31.12.2022 weiterhin verwenden, wenn es die bisher gültigen Vorschriften einhält.
- Haben Sie ein neueres System, dass umrüstbar ist, dann müssen Sie zeitnah aufrüsten.
- Kaufen Sie ab dem 1.1.2020 ein neues System, muss dieses bereits die neuen Bestimmungen einhalten.
- Verwenden Sie ein PC-Kassensystem, dann gilt die Übergangsfrist aus Nummer 3 nicht.
Was muss ich jetzt tun?
Wie beschrieben ist die Anwendung der meisten Vorschriften, mit Ausnahme der Bonausgabepflicht, derzeit ausgesetzt. Dennoch empfiehlt es sich anhand der nachfolgenden Checkliste die notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Schließlich wird im Weihnachtsgeschäft dafür möglicherweise keine Zeit mehr sein:
- Prüfung der Anwendbarkeit der Übergangsregelung
- Rückfrage beim Hersteller nach der Verfügbarkeit der TSE (am besten mit textlicher Antwort)
- Anpassung der Verfahrensdokumentation
- Planung einer Ersatzbeschaffung für das Kassensystem bei Bedarf
- Vormerken der Meldepflicht für Kassensysteme und Beschaffung von Detailinformationen (Hersteller, Seriennummer, Anschaffungszeitpunkt, Inbetriebnahme, Zertifizierungs-ID…)
- Einrichtung einer Standard-Bonausgabe für alle Kassensysteme
- Beschaffung von Bonrollen?
Das wichtigste zum Schluss: Taxcess® unterstützt Sie natürlich gerne bei der Umsetzung der gesetzgeberischen Anforderungen, bei der Systemauswahl, bei der Bestimmung des Anforderungsprofils sowie bei der Erfüllung der Meldepflichten. Rufen Sie uns einfach an.
