taxcess®-Verfahrensdokumentation
Digitale Steuerberatung mit taxcess® kennen Sie:
Buchführung digital
Lohnabrechnung digital
Jahresabschluss und Steuererklärung digital
selbst Beratung: Alles digital.
Papierlose Konzepte können aber noch mehr. Und das heißt: taxcess® kann auch mehr. Unsere Konzepte werden wir Ihnen künftig in der Kategorie: „Digitale Welt“ zeigen.
Sie haben vielleicht vor einiger Zeit gehört, dass sich das Finanzamt etwas Neues ausgedacht hat:
Die Verfahrensdokumentation
Und was hat es damit auf sich?
Verfahrensdokumentation – Früher und Heute
Der Sinn und Zweck einer Verfahrensdokumentation wird am besten deutlich, wenn man sich einmal die nicht ganz ernst gemeinte Frage stellt, wie eine solche vor 40 Jahren ausgesehen hätte.
- Eingangsrechnungen werden ausschließlich in Papier empfangen und nach Prüfung durch den Chef per Überweisung bezahlt.
- Ausgangsrechnungen werden mit Schreibmaschine von der Sekretärin geschrieben und per Post versendet.
- Die Kasse wird täglich von der Sekretärin auf Grundlage der vorliegenden Barquittungen handschriftlich in einem Kassenbuch geführt.
- Die Kontoauszüge werden vom Chef einmal die Woche bei der Bank abgeholt und der Sekretärin zur Überprüfung und Ablage übergeben.
- Sämtliche Buchhaltungsbelege werden nach Anfall und Bearbeitung in einem Ordner zeitlich geordnet abgelegt, in das Archiv gebracht und nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet.
Dieses – zugegeben stark verkürzte – Beispiel mach deutlich, worin der Unterschied zwischen einer Finanzbuchhaltung damals und heute besteht. Insbesondere durch den Versand elektronischer Belege und den Einsatz von elektronischen Datenverarbeitungssystemen wurden die Betriebsabläufe rund um die Buchhaltung in den letzten Jahren individueller, komplexer und vielschichtiger. Und genau hier setzt die Finanzverwaltung mit einer Verfahrensdokumentation an. Ziel ist es, durch eine Systemprüfung Sicherheit zu gewinnen, oder (negativ konotiert) Systemschwächen zu erkennen.
Was ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Zugegeben kommt der Begriff etwas sperrig daher. Gemeint ist aber eine in Papier oder elektronisch vorgehaltene betriebsinterne Arbeitsanweisung oder Organisationsunterlage, die alle Bereiche umfasst, die sich mit der Buchführung beschäftigen.
Haben Sie nicht? Doch haben Sie, nur meist nicht systematisiert oder nicht schriftlich fixiert. Der Weg dahin ist leichter als gedacht.
Wozu brauche ich das?
Mit Hilfe der Dokumentation soll nach Auffassung der Finanzverwaltung sichergestellt werden, dass die in den GoBD enthaltenen Anforderungen auch bei Einsatz elektronischer Belege eingehalten werden. Das bedeutet, die Buchhaltung muss:
Wie muss das aussehen?
Im Schreiben des Finanzministeriums zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung finden sich grundsätzliche Hinweise zu Inhalt und Aufbau einer Verfahrensdokumentation. Es wird dabei der folgende Aufbau vorgeschlagen:
- Allgemeine Beschreibung des Unternehmens
- Anwenderdokumentation
- Technische Systemdokumentation und
- Betriebsdokumentation
Was muss drinstehen?
Tja, der Finanzminister meint, Ihre Verfahrensdokumentation soll:
- einzelne Unternehmensprozesse (z.B. also wie Rechnungen und Dokumente erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden) beschreiben,
- die personellen Zuständigkeiten klären,
- die eingesetzten IT-Systeme (Hard- und Software) benennen, Zugriffsberechtigungen dokumentieren,
- Sicherheitsvorkehrungen erläutern und
- interne Kontrollen zur Einhaltung der Prozesse beschreiben.
Die Finanzverwaltung geht immer häufiger dazu über, bereits zu Beginn einer Betriebsprüfung die Vorlage einer Dokumentation zu verlangen. Kann diese dann nicht vorgelegt werden, muss das nicht zwingend zu Nachteilen führen, allerdings kann bei festgestellten anderen Mängeln umso eher eine Hinzuschätzung erfolgen.
Der in Expertenkreisen noch schwehlende Streit, ob eine Verfahrensdokumentation gesetzlich vorgeschrieben ist, hilft den betroffenen Unternehmern hier nicht weiter.
Zwar klingt das Ganze eher krypisch und kompliziert; bei genauer Betrachtung gibt es aber in jedem Unternehmen derartige Regelungen und zugehörige Aufzeichnungen. Meist ist das Problem, dass diese nicht durchgängig und systematisch dokumentiert sind und – was sehr häufig der Fall ist – nicht kontrolliert werden.
Reicht es, wenn ich das Ganze jetzt einmalig erstelle?
Jede Frage in einer Überschrift hat naturgemäß immer eine Antwort: Nein! Aufgrund laufender personeller und technischer Änderungen muss die Dokumentation laufend gepflegt und ggf. aktualisiert werden. Hier ist die Prüfung wieder relativ leicht. Mittels Versionierung und Datumsangaben zum Gültigkeitsbeginn kann die laufende Anpassung relativ problemlos dokumentiert und mithin geprüft werden;
keine Versionen verfügbar = keine laufende Anpassung erfolgt.
Wie unterstützt Sie taxcess® bei der Erstellung?
Eine Verfahrensdokumention erstellt taxcess® mit Ihnen im Ping-Pong-System.
taxcess: Wir kennen Ihr Unternehmen oder lernen es kurz kennen und stellen Ihnen dann ein Formular zur Verfügung.
Sie werfen dort alles rein, was Sie haben und was Ihnen relevant erscheint.
taxcess®: Wir sortieren die Informationen und Dokumente zu einem ersten Entwurf.
Sie geben uns Feedback, ob alles richtig verstanden wurde und wie aufgeschrieben auch wirklich durchgeführt wird. Auch das machen wir digital, vielleicht im Videochat am Livedokument? Warum nicht?
taxcess®: Wir erstellen die finale Fassung Ihrer Verfahrensdokumentation.
Sie geben das Dokument in Ihrem Unternehmen bekannt, damit jeder weiß, dass es das gibt und wo man es findet.
Keiner soll dem Betriebsprüfer des Finanzamtes sagen, dass er die Verfahrensdokumention nicht kennt oder schlimmer noch – „einen viel einfacheren Weg“ kennt.
