Der taxcess Blog

Digitale Neuigkeiten

taxcess®-Belegwesen

taxcess®-Belegwesen

Im Kampf mit den Belegen nicht allein gelassen

Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Kasse, Bank und fertig ist die Buchführung. So einfach könnte es sein. Der Teufel steckt aber wie immer im Detail. Schon bei einem genaueren Blick auf die Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden Unternehmerinnen und Unternehmer feststellen, dass sie hier mit den unterschiedlichsten Herausforderungen konfrontiert werden. Papierrechnungen treffen auf elektronische Dokumente oder notwendige Downloads beim Lieferanten. Auch die Formate unterscheiden sich und reichen von einfachen E-Mails über normale PDFs bis zu elektronischen Rechnungen z.B. im ZUGFeRD-Format. Dafür braucht es eine Lösung, die sowohl die eigenen Erwartungen als auch die Vorstellungen des Finanzamtes (GoBD-konform) berücksichtigt.

Taxcess® greift diese Herausforderung auf und verbindet die Vorteile einer Auslagerung der Buchführung an den Steuerberater mit den Chancen der Digitalisierung im Unternehmen. Durch Vereinfachung der Kommunikation, Nutzung einer gemeinsamen Arbeits- und Auswertungsplattform und die Digitalisierung der steuerlichen Standardprozesse erhöht sich die Zeit-und Kosteneffizienz. Gleichzeitig bleibt das gute Gefühl, dass sich erfahrene Experten um die Buchführung kümmern und nicht nur das Steuerrecht, sondern auch Datenschutz und Datensicherheit wahren.

Weil es egal sein sollte, welchen Weg der Beleg geht

Jede Buchführung beginnt auch bei taxcess® mit den Eingangs- und Ausgangsrechnungen des Unternehmens und deren Bearbeitung im taxcess®-Belegwesen. Zunächst müssen also Rechnungen aller Art in das Portal.

taxcess®-Belegtransfer

Und wie kann das ablaufen? Nun, zum Beispiel so:

  • Papierrechnungen müssen zunächst per Smartphone oder Scanner digitalisiert und anschließend hochgeladen oder per Email an die Cloud weitergeleitet werden; zugegeben ein umständlicher Vorgang, der durch die Zunahme an elektronischen Rechnungen zukünftig aber immer weniger Verwendung finden wird.
  • Einfacher wird die Digitalisierung der Belege bei Verwendung des taxcess® –Scanners, der vorkonfiguriert alle Belege farbig, mit optimaler Qualität und ggf. auch direkt zweiseitig in das Portal überträgt. Mit seiner innovativen Benutzeroberfläche über den integrierten 7“ Touch-Bildschirm sorgt er dabei für einen hohen Bedienkomfort.
  • Ihre häufig anzutreffenden E-Mails mit Rechnungen als Dateianhang in den gängigen Formaten können einfach an das Portal weitergeleitet werden. taxcess® erkennt dabei selbständig, ob Rechnungen als Anhang beigefügt sind oder sich der Rechnungsinhalt direkt im Inhalt der E-Mail befindet. Ob einfaches PDF oder strukturiertes ZUGFeRD, taxcess®-Belegwesen erkennt alles automatisch und handelt entsprechend.
  • Viele Unternehmen bieten Ihnen derzeit schon die Möglichkeit Mailadressen für den Rechnungsempfang zu hinterlegen. Nutz man hier die taxcess®-Adresse, sammeln sich Rechnungen ganz von allein.

Haben Sie eigentlich schon eine eigene Mailadresse, auf der ausschließlich Rechnungen eingehen – vielleicht rechnung@unternehmen.de? Wir können dies zur Vereinfachung Ihrer Prozesse nur empfehlen. Einfach eine Weiterleitung zum Portal einrichten und keine Rechnung geht mehr in Postfächern verloren.

Neben den hier beschriebenen Möglichkeiten scheut sich taxcess® aber auch nicht vor Branchenlösungen oder anderen Standardverfahren. Gibt es einen sinnvollen digitalen Weg, gehen wir ihn gern gemeinsam mit Ihnen.

Wir zeigen, wie es auch richtig gehen kann

Zwar erschließt sich Unternehmer*innen schnell, dass die Sammlung aller Rechnungen an einem Ort Vorteile hat, aber damit ist noch keine Buchführung erstellt, keine Rechnung geprüft und keine Zahlung ausgelöst.

Hier unterstützt taxcess®-Belegwesen in einem klaren dreistufigen Prozess, der mit der Eingangsprüfung der Belege auf Authentizität und Vollständigkeit durch das Unternehmen beginnt.

Anschließend wird taxcess® alle steuer- und zahlungsrelevanten Daten aus Rechnungen automatisch auslesen und für die weitere Bearbeitung vorhalten. So wird die Bearbeitung von Zahlungen, direkt mit taxcess® zum Kinderspiel. Lästige Übertragungsfehler für lange IBAN gehören der Vergangenheit an.

Ein letzter Blick, ein letzter Klick und die Rechnungen sind zur Erstellung der Buchführung an taxcess® übertragen.

Wer suchet der findet

Oft stellen sich Unternehmer*innen Fragen, die bisher nur durch Suchen in staubigen Archiven zu lösen waren oder beim Steuerberater angefordert und bezahlt werden mussten. Die Konsequenz ist viel zu häufig der Verzicht auf die gewünschte Information. Hier sorgt die Volltextsuche im Belegarchiv auch nach vielen Jahren noch für Transparenz und Durchblick.

  • Aha, der alte Schreibtisch war von der Schreinerei Müller, vielleicht sollte ich dort nach einem neuen fragen.
  • Stimmt, den Rechner habe ich vor zwei Jahren am 3.11. gekauft.
  • Was; 4.000 Euro für die letzte Weihnachtsfeier. Herrje, hätte ich nur nicht gesucht.

Das Belegarchiv ist unbestechlich und liefert nur die Wahrheit; sei sie schön oder unschön. Es kann aber auch Teile der Aufbewahrungspflichten erfüllen und ein Schritt zum papierlosen Büro sein.

Taxcess® – weit mehr als nur Belegwesen

Sind Sie neugierig auf mehr Informationen und Details zu den Möglichkeiten von taxcess®? Dann lesen Sie in den folgenden Newslettern und hier im Blog demnächst über:

  • Finanzen: Zahlungsverkehr und Kontobewegungen im Portal
  • Auswertungen: Möglichkeiten des Controllings mit taxcess®
  • Bargeld: Die taxcess®-Kasse und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
  • Beratung: Termine mit Ihrem taxcess®-Steuerberater
  • Kommunikation: Informationsfluss im taxcess®-Portal

Sven Fiebig,
taxcess®-Steuerberater